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Synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda et des appareils Android

Bookeo offre une synchronisation bidirectionnelle avec Google Agenda.

Puisque chaque appareil Android (smartphone, tablette, etc.) se synchronise automatiquement aussi avec un compte Google, cette méthode vous permet de synchroniser également votre horaire Bookeo avec votre appareil Android.

Dans cet article:


Bookeo Calendrier (événements Google Agenda en gris) et Google Agenda (les réservations Bookeo en bleu)

 Étape 1 - Activer la synchronisation bidirectionnelle

1. Cliquez sur le lien compte en haut à droite dans votre compte Bookeo.

2. Cliquez sur Synchronisation avec Google Agenda

3. Cochez la case Autoriser la synchronisation biderectionnelle 

4. Google vous informera que Bookeo demande l’accès à votre compte Google pour gérer vos calendriers.

5. Cliquez sur le bouton Accepter.

 

Étape 2 - Définir la synchronisation depuis Bookeo vers Google Agenda

Vous pouvez définir les réservations que vous souhaitez synchroniser depuis Bookeo vers votre agenda Google.

1. Dans la section Bookeo>Google Agenda :

  • cochez  la case à côté des calendriers Bookeo [1] que vous souhaitez synchroniser avec votre calendrier Google
  • dans le menu déroulant, sélectionnez le calendrier Google [2] où vous voulez envoyer vos réservations Bookeo.


​​2. Dans la section Ateliers/Classes/Tours :

  • cochez la case Synchroniser des atelier/classes/tours vides [3]  si vous souhaitez synchroniser les classes/tours/ateliers sans réservations

  • dans le menu déroulant [4], sélectionnez si vous voulez Synchroniser les données principales uniquement ou si vous voulez Synchroniser tous les détails de chaque réservation. Veuillez noter que les options de réservation sont incluses dans la synchronisation de Google Agenda, mais pas les champs personnalisés clients.

 

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Étape 3 - Paramétrer la synchronisation depuis Google Agenda vers Bookeo

Vous pouvez définir les événements que vous souhaitez synchroniser depuis Google Agenda vers l'agenda Bookeo de votre ressource. L'importation d'événements depuis Google Agenda bloque votre disponibilité pour les réservations de:

  • rendez-vous dans Bookeo Rendez-vous 

  • cours privés dans Bookeo Classes et Cours

  • tours privés (sans horaires fixes) dans Bookeo Tours et activités

Les événements importés de Google Agenda NE bloqueront PAS la disponibilité pour les ateliers, les activités ou cours de groupe.

1. Dans la section Bookeo->Google Agenda, depuis le menu déroulant, sélectionnez l'agenda Google [5] que vous souhaitez synchroniser avec le Calendrier Bookeo [6] de votre ressource (définie dans Paramètres>Ressources) 

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​2. Dans la section Intervalle [7], dans le menu déroulant, sélectionnez :

  • ne pas laisser d'intervalle, si vous ne voulez pas laisser de temps libre avant et après les événements importés à partir de Google Agenda et vos réservations Bookeo​​

  • la durée de l’intervalle que vous souhaitez laisser avant et après les événements importés de Google Agenda et vos réservations Bookeo rendez-vous

   

Accès en lecture est nécessaire pour voir des réservations dans le calendrier Bookeo.

Accès en lecture et écriture est nécessaire pour synchroniser à partir de Google Agenda vers Bookeo.

Cliquez ici pour plus d’informations sur les permissions d'accès.

Étape 4 - Actualiser votre Google Agenda

La première fois que vous demandez à Bookeo de créer un nouveau calendrier dans votre compte, vous devrez cliquer sur le lien Rafraîchir en haut à droite de Google Agenda pour le voir affiché.

  • Votre Bookeo calendrier s'affichera dans  Mes calendriers  dans votre Google Agenda

 

  • Bookeo importera automatiquement   les événements de Google Agenda. Ces événements bloqueront votre disponibilité pour des réservations.
    • rendez-vous dans Bookeo Rendez-vous 
    • cours privés dans Bookeo Classes et Cours
    • tours privés (sans horaires fixes) dans Bookeo Tours et activités
  

Les événements importés de Google Agenda NE bloqueront PAS la disponibilité pour les ateliers, les activités ou cours de groupe.
  • Bookeo mettra automatiquement  à jour votre Google Agenda avec vos réservations Bookeo lorsqu'elles sont créées, modifiées ou annulées. Puisque Google Agenda ne montre pas de mises à jour en temps réel comme Gmail, il peut prendre du temps pour s'actualiser: Si vous avez votre Google Agenda ouvert et vous ne voyez pas'les nouveaux événements envoyés par Bookeo, actualisez manuellement la fenêtre de votre Google Agenda en cliquant sur le lien Rafraîchir à nouveau.

Comment faire pour apporter des modifications à vos réservations Bookeo

Si vous modifiez les réservations Bookeo à partir de Google Agenda, les modifications n’apparaîtront pas dans Bookeo. 

  

Vous devez toujours modifier vos réservations Bookeo dans Bookeo, parce que Bookeo identifiera tout conflit d'horaire potentiel, alors que Google Agenda ne peut pas le faire.

Événements importés de Google Agenda

Seuls les événements qui apparaissent en occupé dans Google Agenda seront importés. Les autres événements (tels que les anniversaires) ne seront pas pris en compte.

Pour vérifier si un événement sera importé à partir de votre calendrier Google:

1. Cliquez sur l'événement

2. Cliquez sur le lien Modifier l'événement

3. Dans la section Statut, vérifiez que l'option Occupé est sélectionné


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Vous devriez TOUJOURS changer vos événements Google Agenda dans Google Agenda. Bookeo ne vous permettra pas de modifier dans Bookoe les événements que vous avez créés dans Google Agenda, parce que vous pourriez avoir reçu une invitation de collègues ou amis.

Intervalle de synchronisation

Bookeo lit automatiquement les modifications provenant de Google Agenda toutes les 15 minutes.
Pour forcer manuellement une synchronisation de calendrier Google vers votre calendrier Bookeo, il vous suffit de cliquer sur le bouton Synchroniser en bas à droite dans votre calendrier Bookeo.

Rappel: ceci est optionnel! Si vous ne cliquez sur le bouton, les événements seront lus à partir de Google Agenda toutes les 15 minutes.

Fuseaux horaires du Calendrier

Le fuseau horaire de votre compte Bookeo peut être paramétré dans Paramètres>Paramètres régionaux.

Pour définir le fuseau horaire de votre agenda Google (chaque calendrier peut avoir son propre fuseau horaire):

1. Déplacez la souris à côté du nom du calendrier'

2. Cliquez sur la flèche pour ouvrir les options disponibles​

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3. Cliquez sur Paramètres 

 

 

Assurez-vous que le fuseau horaire défini dans Bookeo est le même fuseau horaire utilisé dans votre Google Agenda - sinon vous verrez les rendez-vous à des heures incorrectes!